Comment l'ESFPP a récupéré 40% du temps administratif de son équipe.
Une école paramédicale au Maroc qui a fait le choix de la digitalisation, et qui mesure aujourd'hui ce que ça change.
ESFPP×GEERD
40%du temps administratif récupéré
250stagiaires
5programmes
0incident bloquant
01 ─
La formation professionnelle : un secteur que les outils génériques ignorent.
Une école d'enseignement supérieur classique et un établissement de formation professionnelle ne vivent pas sous les mêmes contraintes. Dans un EFPP, les filières ont des durées différentes : 1 an, 2 ans, 3 ans, les évaluations mélangent pratique, théorique et continu avec des coefficients propres à chaque matière, et les documents produits, bulletins, livrets individuels, attestations homologuées, tableaux récapitulatifs, sont soumis aux exigences du ministère de tutelle.
L'ESFPP — gérer une école paramédicale avec peu de ressources.
L'ESFPP forme des professionnels de santé au Maroc : aides-soignants (1 an), infirmiers auxiliaires (2 ans), infirmiers polyvalents (3 ans). 250 stagiaires répartis sur 5 programmes, chacun avec ses propres coefficients et ses obligations vis-à-vis du ministère de tutelle.
Avant EasyClass, deux personnes à temps plein étaient dédiées exclusivement aux tâches administratives. Pourtant, la charge ne diminuait jamais. Chaque fin de cycle devenait une course contre la montre : bulletins produits un par un, tableaux à reconstruire depuis plusieurs fichiers, attestations remplies à la main. Des semaines de travail répétitif, épuisant, à haut risque d'erreur.
“Perte de temps, risque d'erreurs, et dépendance à des personnes tierces. C'étaient les trois problèmes qui revenaient en permanence.”
Kamal AdamDirecteur ESFPP
03 ─
Ce que ça coûtait concrètement.
Gérer un EFPP avec Excel et Word, c'est faire un travail manuel épuisant. Chaque tâche prend plus de temps qu'elle ne devrait. Chaque erreur est plus coûteuse qu'elle ne devrait l'être.
01
Bulletins & tableaux
Interminable à chaque fin de cycle
La gestion se faisait sur Excel et Word. Les tableaux récapitulatifs pour toutes les filières prenaient plusieurs semaines. Chaque modification entraînait une cascade de corrections manuelles.
02
Suivi des présences
Excel — sans filet
Les présences étaient suivies sur Excel, sans système centralisé. Une erreur de saisie pouvait passer inaperçue et compromettre des dossiers soumis aux autorités de tutelle.
03
Dépendance aux tiers
Perte de contrôle sur les données
Certaines tâches dépendaient de personnes extérieures. Leur absence bloquait tout le processus. Les données étaient éparpillées et parfois entre des mains extérieures, coûteux, risqué, et sans contrôle réel de l'établissement.
04
Visibilité direction
Aucune vue globale
Obtenir une image complète de l'établissement demandait de rassembler manuellement des données éparpillées entre plusieurs fichiers. La direction pilotait à vue.
05
Suivi des paiements
Un outil à part, déconnecté du reste
Les frais de scolarité étaient suivis via une application externe, séparée de toutes les données pédagogiques. Aucun lien entre ce que le stagiaire doit, ce qu'il a payé, et son dossier scolaire. Un rapprochement manuel à chaque fois, une visibilité fragmentée, et un risque supplémentaire d'erreur ou d'oubli.
04 ─
EasyClass à l'ESFPP — ce qui est en place, ce qui vient ensuite.
L'ESFPP avait évalué une autre plateforme marocaine avant EasyClass, abandonnée à cause de sa complexité. EasyClass, à l'inverse, est conçu pour s'adapter aux besoins spécifiques des établissements de formation professionnelle : prise en main simple, flexibilité dans la configuration, et accompagnement à chaque étape, sans imposer un rythme d'adoption qui ne correspond pas à la réalité du terrain.
Aujourd'hui, la plateforme est utilisée quotidiennement par le directeur et l'assistante administrative. Le gain a été immédiat.
“Depuis qu'on utilise EasyClass, on a gagné un temps très important sur la génération des bulletins et des tableaux récapitulatifs.”
Kamal AdamDirecteur ESFPP
40%du temps administratif récupéré
330stagiaires gérés · 5 programmes
0incident bloquant depuis le déploiement
✓Contrôle total sur les données
Ce que l'ESFPP utilise aujourd'hui
Bulletins & documents
Déployé
Génération automatique des bulletins, attestations homologuées, livrets individuels et tableaux récapitulatifs depuis les notes saisies. Ce qui prenait plusieurs semaines se fait en quelques secondes.
Suivi des présences
Déployé
Présences saisies et consolidées dans EasyClass. Vue centralisée par stagiaire et par filière, accessible à tout moment.
Centralisation des données
Déployé
Toutes les données scolaires sur une seule plateforme sécurisée. Plus de dépendance à des tiers, plus de fichiers éparpillés. L'établissement a repris le contrôle de ses propres informations.
Support & proximité
Déployé
Aucun incident bloquant depuis le déploiement. L'équipe EasyClass a toujours été à l'écoute et les questions ont été traitées dans les délais.
05 ─
Perspectives d'évolution.
Ce vers quoi l'ESFPP se dirige avec GEERD.
Le directeur Kamal Adam a déjà une vision claire de ce qu'il souhaite intégrer :
“J'aimerais voir de nouvelles fonctionnalités venir compléter ce qui existe déjà, notamment la gestion centralisée des emplois du temps, la mise à disposition de cours en ligne, la gestion des contrôles et des examens, ainsi que le module financier pour le suivi des paiements.”
Kamal AdamDirecteur ESFPP
Ces fonctionnalités existent dans EasyClass. Geerd les adaptera et les intégrera à l'ESFPP selon les priorités de l'établissement, en configurant chaque module pour qu'il corresponde exactement au fonctionnement et aux contraintes spécifiques de la formation professionnelle paramédicale.
Emplois du temps
Prochaine étape
Planification, ajustement et consultation des emplois du temps depuis un seul endroit.
E-learning & cours en ligne
Prochaine étape
Mise à disposition de cours, supports et ressources directement sur la plateforme. Un module qui permettra à l'ESFPP de développer ses formations à distance selon les spécificités de chaque filière.
Gestion des examens
Prochaine étape
Création d'évaluations, suivi des soumissions et correction en ligne.
Module financier
Prochaine étape
Centralisation du suivi des paiements, frais de scolarité et facturation dans EasyClass. Ce qui mettra fin à l'application séparée utilisée aujourd'hui et connectera enfin le financier aux données pédagogiques.
06 ─
En un mot.
“L'adoption d'EasyClass a transformé mon quotidien. J'économise un temps considérable dans la production des documents administratifs, ce qui me permet de travailler avec beaucoup plus de sérénité. Le gain de temps est réel et significatif, et l'investissement en vaut largement la peine.”
Kamal Adam · Directeur ESFPP
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ESFPP×GEERD