Étude de cas · HEC Rabat · Admissions
Comment le site de HEC Rabat est devenu le moteur de ses admissions.
HEC Rabat recrute toute l’année, pour plusieurs programmes répartis sur plusieurs segments. Depuis mars 2026, chaque demande de brochure sur son site devient un contact BrightStep, tagué et assigné, avant qu’une personne à l’école ne l’ait vu. Le candidat fait ensuite le reste : dossier, frais, entretien. Enro, l’agent IA de BrightStep, qualifie, score, et laisse à l’équipe ce qui la concerne.
- contacts en sept mois
- 30 000+contacts en sept mois
- arrivés du site, sans saisie
- 8 sur 10arrivés du site, sans saisie
- candidatures en ligne
- 4 300+candidatures en ligne
- entretiens réservés par les candidats, 0 planifié par l’équipe
- 600+entretiens réservés par les candidats, 0 planifié par l’équipe
Contexte
Plusieurs programmes, une seule porte d’entrée.
Une école de commerce qui recrute toute l’année : les campagnes d’admission s’ouvrent au fil des mois, segment par segment. Chaque programme a sa page sur le site, sa brochure, sa campagne d’admission et son jury. Ce qui était éclaté entre un CRM générique, des tableurs et des boîtes mail devait tenir dans un seul circuit, que l’équipe des admissions pilote elle-même.
- Toute l’année
- ouverture des campagnes d’admission
- 40+
- pages programme sur le site
Situation de départ
Cinq moments du parcours candidat, avant et après.
La situation de départ est celle que décrit l’équipe des admissions de HEC Rabat. Elle n’est pas chiffrée : les chiffres de cette page mesurent l’après.
Le premier contact
- Avant
- Un seul formulaire pour tous les programmes, où le candidat cochait le sien. L’équipe extrayait régulièrement les contacts de HubSpot vers un tableur partagé, qui devenait le vrai registre des admissions, puis appelait chacun pour lui dire quoi faire ensuite.
- Après
- Chaque page programme a son formulaire. Il crée le contact dans BrightStep avec le programme demandé et l’assigne aussitôt à un conseiller. Personne ne le saisit, et il n’y a plus de tableur.
La candidature
- Avant
- Pas de dossier, une conversation. Les pièces arrivaient par WhatsApp et par courriel, au fil des échanges, et c’est l’équipe qui savait, de mémoire ou dans le tableur, ce qu’il manquait à qui.
- Après
- Cent pour cent en ligne, dans la campagne du programme : 4 300+ dossiers ouverts par les candidats eux-mêmes, chacun à l’étape où il en est.
Les frais de dossier
- Avant
- Virement bancaire, ou lien de paiement généré à la main, candidat par candidat, avec le bon montant écrit dessus. Il fallait ensuite rapprocher chaque encaissement du bon dossier.
- Après
- Réglés en ligne depuis le dossier, 9 sur 10 par carte, encaissés en 10 min en médiane. 2 sur 10 le sont hors horaires de bureau.
L’entretien
- Avant
- Des appels au candidat, des appels au professeur, et de la gymnastique pour faire tomber deux agendas sur le même créneau. Une fois l’heure trouvée, quelqu’un créait le lien Zoom et l’envoyait aux deux.
- Après
- Le candidat choisit son créneau dans les disponibilités du jury, en visio enregistrée. 600+ entretiens réservés ainsi, aucun planifié par l’équipe des admissions.
WhatsApp, le week-end
- Avant
- Sur les téléphones de l’équipe. En pleine campagne, on travaillait le week-end. Sinon, la question attendait lundi. Répondre à tout était impossible, et rien ne distinguait un candidat sérieux d’une question de passage : la qualification et le scoring se faisaient à la main.
- Après
- Sur le dossier, plus sur un téléphone personnel. Depuis Enro, un message reçu le week-end attend 15 min en médiane au lieu de 34 h : l’agent prépare la réponse, note l’intérêt du candidat et son score, et l’équipe envoie d’un geste.
Le circuit
Du clic sur une brochure à l’inscription, sans ressaisie.
Le site est la porte. BrightStep est la seule table. Le candidat avance lui-même d’une étape à l’autre, Enro lui répond sur WhatsApp, et l’équipe des admissions intervient là où une décision humaine est attendue : l’étude du dossier, l’entretien, l’admission.
Notre intervention
Cinq couches, dans l’ordre où elles ont été construites.
La dernière est en cours de livraison. Elle est datée.
01
Le site, conçu pour convertir
Plus de quarante pages programme, une par diplôme, chacune avec sa brochure et son bouton de candidature. Un formulaire de brochure court, protégé contre les robots, et une mesure d’audience derrière le consentement. Le site est un outil d’acquisition avant d’être une vitrine.
02
L’API vers BrightStep
Chaque formulaire envoyé crée ou complète le contact dans BrightStep, avec son origine, le type de demande et le programme visé. Le contact est assigné aussitôt à un conseiller du pool des admissions. Le bouton « Candidater » de chaque page ouvre directement la campagne du programme.
03
BrightStep, le parcours du candidat
Un processus d’admission par type de programme : formulaire, frais de dossier, entretien, décision. Le candidat voit où il en est et ce qu’il lui reste à faire. Le jury évalue dans l’outil, chaque changement de statut porte le nom de celui qui l’a fait, et la direction lit le pipeline sans demander de tableau.
04
Enro, sur WhatsApp
Depuis août 2026, Enro lit chaque message entrant, retrouve le programme dont il est question, prépare une réponse ancrée dans la base de connaissances de l’école, et crée la tâche quand une personne doit prendre le relais. Une réponse qui ne passe pas ses contrôles est retirée avant d’être proposée. L’équipe valide chaque envoi : 400+ réponses envoyées ainsi au premier mois et demi.
05
Les automatisations (en cours, septembre 2026)
Un moteur de règles arrive dans BrightStep : accueillir un nouveau contact, relancer celui qui ne répond plus, rappeler une échéance, débloquer un candidat arrêté à une étape. Chaque règle respecte des heures de silence et s’explique sur le dossier. HEC Rabat est la première école à l’activer.
Jalons
Dans l’ordre où les choses sont arrivées.
- 01Janvier 2026 : premières campagnes ouvertes dans BrightStep
- 02Février 2026 : reprise des contacts de l’ancien CRM
- 03Mars 2026 : nouveau site en ligne, relié à BrightStep par API
- 04Août 2026 : Enro en mode assisté sur WhatsApp
- 05Septembre 2026 : moteur d’automatisations (en cours)
- 06À venir : Enro en autonomie, tests concluants
Ce qui a changé
Ce que l’équipe des admissions ne fait plus.
Chiffres calculés par GEERD dans la base BrightStep de l’école, du 09 février au 20 septembre 2026, et arrondis. Aucun n’est estimé.
- contacts arrivés du site sans saisie
- 8 sur 10contacts arrivés du site sans saisie
- entretien planifié par l’équipe
- 0entretien planifié par l’équipe
- délai médian de réponse WhatsApp, avant et depuis Enro
- 1 h 45 → 45 mindélai médian de réponse WhatsApp, avant et depuis Enro
- délai médian de réponse le week-end
- 34 h → 15 mindélai médian de réponse le week-end
- des frais de dossier et d’inscription réglés via BrightStep, traçables
- 100 %des frais de dossier et d’inscription réglés via BrightStep, traçables
Saisir un contact
Le contact arrive du site avec son programme et son type de demande, déjà assigné. L’équipe l’appelle ; elle ne le crée plus.
Courir après un créneau
Le jury dépose ses disponibilités, le candidat choisit. Le lien de visio, l’enregistrement et l’évaluation sont sur le dossier.
Rapprocher un virement
Frais de dossier et frais d’inscription passent tous par BrightStep : la carte s’inscrit seule sur le dossier, le virement y dépose son justificatif. Chaque encaissement est rattaché à un candidat, à une étape et à une date.
Trier les demandes à la main
Enro note l’intérêt du candidat et lui attribue un score au fil de la conversation. L’équipe décide qui rappeler en premier, au lieu de tout lire pour le découvrir.
Répondre à froid le samedi
Enro a déjà lu le message, retrouvé le programme, préparé la réponse et créé la tâche s’il en faut une. Ce qui reste à l’équipe est une validation, puis, avec Enro en autonomie, une liste le lundi matin.
« En moins de trois mois, notre équipe des admissions est passée de la course aux tableurs à un pipeline audité, du prospect à l’inscription. »
Hamza El Kouhen
Directeur Général Adjoint, HEC Rabat
Et maintenant
Enro en autonomie, et des règles qui relancent à la place de l’équipe.
Les tests d’Enro en mode assisté sont concluants. La prochaine étape est l’autonomie : Enro répondra seul aux questions qu’il maîtrise, le week-end compris, et laissera à l’équipe, le lundi, la liste de ce qui demande une personne. Les automatisations de BrightStep, livrées en septembre 2026, relanceront les contacts silencieux et rappelleront les échéances sans qu’on y pense.
Ce que cette étude de cas montre
- Développer vos admissions →Suivre chaque candidat de la première demande jusqu’à l’inscription.
- Suivre les paiements →Donner aux bonnes équipes une information financière claire.
- BrightStep →Admissions
- Écoles de commerce →Concours, admissions parallèles et promotions à remplir chaque année.
- Executive Education →Cohortes cadres, entreprises clientes et facturation au programme.
Votre site remplit-il votre pipeline, ou seulement votre boîte mail ?
Le circuit de HEC Rabat se rebranche sur le site d’une autre école. Regardez BrightStep du côté du candidat, ou décrivez-nous ce qu’il se passe aujourd’hui entre une demande de brochure et un dossier ouvert.