Solution · Suivi des paiements
À la question « Il a payé ? », répondez sans rappeler personne.
Le statut de paiement d’un dossier existe quelque part : chez le comptable, dans un relevé bancaire, dans une application à part. GEERD commence par un diagnostic de votre circuit d’encaissement, puis met en place avec vos équipes une information financière lue directement par ceux qui en ont besoin, et invisible pour ceux qui n’en ont pas.
Yassine Alaoui
L3 Gestion · promotion 2026
Échéancier
3 échéances
Réglées
3 / 3
Dernière
4 sept. · virement
Reçu
Envoyé
Paiement
Réglé
Dernière échéance reçue le 4 septembre, rapprochée avec la banque. Reçu émis.
La situation
L’argent est bien encaissé. L’information, elle, reste au service financier.
Le service financier sait qui a payé : c’est son métier, et il le fait bien. Le problème est que personne d’autre ne le sait sans le lui demander : ni la scolarité, ni les admissions, ni l’étudiant lui-même. Les quatre échanges ci-dessous se rejouent partout où le paiement vit dans un autre outil que le dossier.
« Il a payé ? »
« Attends… je vérifie. »
« Qui est en retard sur la deuxième échéance ? »
Un export bancaire, un fichier, une après-midi.
« On peut lui donner son attestation ? »
Ça dépend s’il est à jour. Demande à la compta.
« Le reçu, c’est nous qui l’envoyons ? »
Personne ne sait vraiment.
Ce n’est pas un problème de comptabilité : votre comptable fait son travail. C’est que le statut de paiement vit à côté du dossier étudiant, et que chaque décision qui en dépend (attestation, réinscription, inscription à l’examen) passe par un appel.
Notre intervention
On commence par suivre un paiement, du virement au reçu.
Pas de logiciel avant d’avoir compris le circuit. Trois temps, dans cet ordre.
01
Diagnostic
GratuitUne séance avec la direction, le responsable financier et la scolarité. On suit trois cas : un paiement en ligne, un virement, un retard. On note qui encaisse, qui vérifie, qui informe, et combien de temps s’écoule entre les trois.
- GEERD
- Anime, écrit le compte rendu : circuit, délais, règles d’accès recommandées.
- VOUS
- Une demi-journée. Direction, finance et scolarité présents.
02
Mise en place
On définit ensemble les échéanciers par programme, les modes de règlement acceptés, la façon de suivre les impayés et qui voit quoi. EasyClass est configuré sur ces règles ; les paiements en ligne par carte sont sécurisés aux standards de l’industrie bancaire, les virements sont rapprochés.
- GEERD
- Configure, reprend les soldes en cours, forme finance et scolarité.
- VOUS
- Valide les échéanciers et les droits d’accès. Deux demi-journées de formation.
03
Première échéance accompagnée
GEERD reste présent sur la première période d’échéances : votre équipe rapproche et relance depuis la liste des impayés, GEERD répond aux questions et lit les retards avec la direction. Ensuite, l’équipe est autonome.
- GEERD
- Un point hebdomadaire, un interlocuteur, une réponse sous 48 h.
- VOUS
- Travaille dans EasyClass au quotidien.
Ce qui change
Le bon statut, pour la bonne équipe, sans appel.
Rien ici ne change le travail du service financier : il encaisse et rapproche comme aujourd’hui. Ce qui change, c’est qui peut en lire le résultat sans le déranger, et à quel moment. Les trois changements ci-dessous tiennent tous à ce seul déplacement.
La scolarité lit le statut, elle ne le demande plus.
À jour, en retard, en échéancier : visible dans le dossier étudiant pour les rôles autorisés, et seulement pour eux. La question « il a payé ? » se règle dans l’écran déjà ouvert, sans appel au service financier.
Les reçus partent seuls. Les relances partent de la liste des impayés.
Paiement reçu : le reçu part à l’encaissement, sans que personne ne l’envoie. Échéance dépassée : l’étudiant apparaît dans la liste des impayés, et le service financier relance depuis cette liste, ceux-là seulement, au lieu de passer ses fins de mois à reconstituer qui doit quoi.
La direction voit les retards par classe et par filière, pas par fichier.
Encaissé, attendu, en retard, échéanciers accordés : à jour à chaque rapprochement. Le retard se lit par classe ou par filière au moment où il se forme, pas dans l’export qu’on prépare une fois par trimestre.
Échéance 2 · toutes filières
1 248 étudiants actifs
Attendue le
1er sept.
Réglée
1 187
En retard
37
Échéanciers
24 en cours
Retards de paiement
37 étudiants
Sur 1 248. Relancés par le service financier depuis la liste des impayés ; 9 familles ont demandé un échéancier.
Sur le terrain
HEC Rabat : 1 000 étudiants, des paiements en ligne rapprochés avec la comptabilité.
« EasyClass a considérablement allégé la charge de nos équipes et nous a donné une vision plus claire et plus fiable de nos opérations. »
Hamza El Kouhen
Directeur Général Adjoint, HEC Rabat
1 000+
étudiants
14
programmes
En ligne
paiements rapprochés avec la comptabilité
0
incident bloquant sur l’année, selon HEC Rabat
Avec quoi
EasyClass fait le travail au quotidien.
Le module financier d’EasyClass tient les échéanciers, les règlements (carte en ligne, virement, espèces en agence), les reçus et la liste des impayés dans le dossier de chaque étudiant, avec des droits d’accès par rôle. Pour les frais de dossier des candidats, c’est BrightStep qui encaisse ; à la mise en service, GEERD reprend le solde de chaque inscrit dans EasyClass.
Pour qui
Les établissements où l’encaissement décide d’autre chose.
Partout où une attestation, une réinscription ou une inscription à l’examen dépend d’un solde que personne n’a sous les yeux.
- Écoles internationales et lycées qui choisissent leurs élèves →
Des frais par trimestre, des remises accordées au cas par cas, et des familles qui veulent un reçu le jour même.
- Écoles de commerce →
Des échéanciers négociés au cas par cas, qu’il faut ensuite suivre sans les oublier.
- Executive Education →
Des entreprises clientes qui paient pour plusieurs participants, avec une facturation au programme.
- Groupes d’enseignement →
Plusieurs campus, une seule consolidation attendue par la direction financière.
À lire
- HEC Rabat →−70 % de sollicitations quotidiennes de la direction. ×4 inscriptions en Executive Education.
- ESFPP →40 % du temps administratif récupéré, mesuré par l’école.
- Réinscriptions : savoir avant juin qui revient →Une école décide ses classes, ses recrutements et son budget sur « la plupart reviennent ». Ce que « la plupart » cache, niveau par niveau.
Parlons de votre prochaine échéance.
Un diagnostic gratuit : une demi-journée avec la direction, la finance et la scolarité, un compte rendu écrit, sans engagement.