Solution · Gestion des admissions
Ne perdez plus un candidat entre « intéressé » et « inscrit ».
Des candidats se manifestent, posent une question, puis disparaissent sans que personne ne sache qui devait les rappeler. GEERD commence par un diagnostic de votre parcours d’admission, puis met en place avec votre équipe un suivi que la direction lit d’un coup d’œil.
Salma Benjelloun
Candidature · M1 Finance
Dossier
Complet
Frais de dossier
Réglés
Entretien
18 sept. · 10:30
Décision
En attente
Prochaine action
Entretien le 18 sept.
Convocation envoyée par WhatsApp hier. Responsable : Nadia.
La situation
Les candidatures arrivent de partout. Le suivi, lui, n’est nulle part.
Un candidat écrit sur WhatsApp, un autre remplit le formulaire du site, un troisième se présente à la journée portes ouvertes. Chacun entre par une porte différente, et chaque porte a son propre fichier. Les quatre phrases ci-dessous reviennent dans presque tous les diagnostics que nous menons.
« Qui a relancé ce candidat ? »
La réponse est dans un téléphone, pas dans un dossier.
« On en est à combien d’inscrits ? »
Trois fichiers. Trois chiffres différents.
« Il a payé ses frais de dossier ? »
Il faut demander à la comptabilité.
« Il est venu comment, ce candidat ? »
Salon, site web, WhatsApp d’un ancien. Personne n’a noté.
Ce n’est pas un problème d’outil. C’est un problème de parcours : les étapes ne sont pas définies, personne n’en est responsable, et la direction découvre les chiffres à la rentrée.
Notre intervention
On commence par regarder comment vos candidats arrivent aujourd’hui.
Pas de logiciel avant d’avoir compris le parcours. Trois temps, dans cet ordre.
01
Diagnostic
GratuitUne séance avec la direction et la personne qui tient les admissions. On cartographie le parcours réel, de la première demande à l’inscription, et on identifie où les candidats se perdent.
- GEERD
- Anime la séance et écrit le compte rendu : constats, priorités, première recommandation.
- VOUS
- Une demi-journée. Le directeur et la responsable admissions présents.
02
Mise en place
On définit ensemble les étapes, les relances et les décisions, puis on configure BrightStep pour qu’il ressemble à votre processus, pas l’inverse. Votre équipe est formée sur ses vrais cas.
- GEERD
- Configure, reprend vos candidats en cours, forme l’équipe.
- VOUS
- Valide les étapes. Deux demi-journées de formation.
03
Première campagne accompagnée
GEERD reste présent pendant la première campagne : ajustements, questions du quotidien, lecture des chiffres avec la direction. Ensuite, l’équipe est autonome.
- GEERD
- Un point hebdomadaire, un interlocuteur, une réponse sous 48 h.
- VOUS
- Travaille dans BrightStep au quotidien.
Ce qui change
Un seul chiffre, que tout le monde lit de la même façon.
Aujourd’hui, la direction, les admissions et la comptabilité comptent chacune de leur côté, et une réunion suffit rarement à réconcilier les trois chiffres. Une fois le parcours défini et les dossiers réunis, le même tableau sert aux trois services : il se met à jour à chaque inscription, et personne n’a plus à le préparer.
Chaque candidat a un responsable et une prochaine action.
Plus de candidat oublié dans un téléphone. Chaque dossier porte le nom de la personne qui le suit et la date de la prochaine relance, et l’équipe ouvre sa journée sur la liste de ce qui attend une réponse plutôt que sur sa boîte mail.
La direction suit la campagne sans réunion de point.
Candidatures, admis, inscrits, par filière, à jour à chaque inscription. La direction ouvre le même écran que l’équipe des admissions : la question « où en est la campagne ? » a déjà sa réponse, et elle ne coûte plus à personne une demi-journée de préparation.
Les frais et l’inscription vivent dans le même dossier que la candidature.
Le statut de paiement est lu par les admissions, pas demandé à la comptabilité : la question « il a payé ? » se règle dans l’écran où le dossier est déjà ouvert. À la mise en service d’EasyClass, GEERD y reprend les inscrits avec leur dossier et leur solde : une opération de mise en place, pas un transfert automatique.
Campagne 2026
Toutes filières · ouverte depuis le 15 janv.
Candidatures
324
Admis
198
Inscrits
118
Sans réponse
41
Taux de conversion
60 %
118 inscrits sur 198 admis. 41 admis sans réponse, relancés hier.
Sur le terrain
HEC Rabat : des admissions 100 % en ligne, du premier contact à l’inscription.
« En moins de trois mois, notre équipe des admissions est passée de la course aux tableurs à un pipeline audité, du prospect à l’inscription. »
Hamza El Kouhen
Directeur Général Adjoint, HEC Rabat
100 %
des candidatures en ligne
< 3 mois
des tableurs au pipeline, selon HEC Rabat
1 000+
étudiants à HEC Rabat
14
programmes
Avec quoi
BrightStep fait le travail au quotidien.
BrightStep est la plateforme d’admissions de GEERD : candidatures, relances, entretiens, frais de dossier et inscription dans un seul dossier par candidat. Elle est configurée sur vos étapes pendant la mise en place, jamais livrée seule.
Pour qui
Les établissements qui choisissent leurs élèves.
Quand la sélection fait partie du métier, une candidature est un dossier à instruire, pas un formulaire à classer. Ces établissements se reconnaissent le plus souvent dans ce qui précède.
- Écoles internationales et lycées qui choisissent leurs élèves →
Plusieurs cycles, des familles qui comparent plusieurs établissements en même temps, et une sélection à tenir sans allonger les délais de réponse, parce qu’une famille qu’on laisse attendre trois jours a déjà écrit ailleurs.
- Écoles de commerce →
Concours, admissions parallèles et promotions à remplir chaque année, sur un calendrier qui ne se décale pas. La campagne se joue sur quelques semaines, et un admis laissé sans nouvelles pendant dix jours est un admis perdu.
- Universités →
Volumes élevés, filières multiples et une scolarité répartie entre facultés qui ne partagent pas le même fichier. Le même candidat peut y exister trois fois, avec trois statuts différents, sans que personne ne s’en aperçoive avant la rentrée.
- Écoles d’ingénieurs →
Cycles préparatoires, spécialisations et un dossier candidat qui doit rester lisible d’une année sur l’autre. Quand un étudiant change de filière en troisième année, son dossier d’admission doit encore dire d’où il vient.
À lire
- HEC Rabat →−70 % de sollicitations quotidiennes de la direction. ×4 inscriptions en Executive Education.
- Ce qu’un agent IA peut répondre à une famille →La vraie question n’est pas la qualité de la réponse, c’est ce que la machine a le droit d’engager au nom de votre école.
- Sept questions à poser avant de laisser une IA parler à vos candidats →Aucune ne porte sur le modèle. Toutes portent sur ce qui est écrit, ce qui s’arrête, et ce qui se relit.
- Cinq signes que vos admissions ont dépassé le tableur →Le tableur n’a pas cessé de fonctionner. Il a cessé de dire qui a relancé qui, et quand.
- Digitaliser les admissions au Maroc : par où commencer →Pas par le logiciel. Par le moment précis où une candidature cesse d’avancer.
- Admissions par niveau : places, listes d’attente et fratries →Une école sélective mène une campagne par niveau, chacune avec ses places et ses règles. Le tableur tient la liste ; il ne tient pas la règle.
- Du tableur au suivi des candidats : cinq étapes →Sortir du tableur n’est pas un projet informatique. C’est un déménagement : ce qu’on emporte, ce qu’on laisse, et qui tient les clés à l’arrivée.
- Pourquoi une équipe admissions mérite mieux qu’un outil généraliste →Un CRM commercial n’est pas un mauvais outil. C’est un outil dont le vocabulaire ne recouvre pas le vôtre.
Parlons de votre prochaine campagne.
Un diagnostic gratuit : une demi-journée, un compte rendu écrit, sans engagement. Ou commencez par cinq minutes avec DigiPulse.